De motivatiebrief en AI: wat ambtenaren vaak weglaten

In onze gesprekken met kandidaten komen twee dingen vaak terug. Ervaren ambtenaren laten weg wat hen sterk maakt. Wie vanuit het bedrijfsleven naar de overheid wil, heeft een goede reden, maar die komt in de brief te weinig naar voren.

Wat een goede motivatiebrief doet

Je cv laat zien waar je hebt gewerkt. In de brief vertel je waarom je bij deze organisatie wilt werken en wat je eerder hebt bereikt.

Wie je brief leest, wil weten of je echt interesse hebt en of je begrijpt wat de functie vraagt. En wie je cv leest, krijgt vanzelf vragen. Waarom ging je daar weg? Wat deed je in die twee jaar? Waarom nu deze overstap? Een goede brief beantwoordt die vragen voordat ze gesteld worden.

Bij de overheid weegt de brief extra zwaar. Veel functies draaien om nota's, adviezen en besluiten die je schriftelijk moet kunnen verantwoorden, dus de lezer ziet in je brief ook hoe je denkt.

De vacature noemt vaak ook competenties, zoals samenwerken of omgevingsbewustzijn. Een sterke brief laat die zien met een voorbeeld uit je eigen werk, in plaats van te zeggen dat je een teamspeler bent. Bij samenwerken kun je bijvoorbeeld vertellen welke afdelingen je bij elkaar bracht en wat dat van je vroeg.

Herhaal je cv niet in lopende tekst. Weet je waar de organisatie aan werkt, noem dan iets concreets, zoals een project uit de vacature, en vertel wat jij daaraan kunt bijdragen.

Waarom nette brieven steeds minder zeggen

Iedereen kan nu een nette brief maken, en wervingsmanagers merken dat. In het onderzoek van Robert Half zegt 70 procent van hen dat werven daardoor meer tijd kost, en 27 procent vindt het lastig om AI-teksten te onderscheiden van brieven die iemand zelf schreef.

Uit onderzoek van Tilburg University blijkt dat AI vooral de standaardonderdelen van een brief verbetert en niet de motivatie die eruit spreekt.

Een foutloze brief bewijst daardoor nog maar weinig.

Wat er in de brief ontbreekt

Ervaren ambtenaren hebben een nette brief en een net cv, maar laten opvallend vaak weg wat ze hebben bereikt en wat hun eigen rol daarin was. Het dossier staat er wel, de eigen bijdrage niet.

Dat is begrijpelijk, want werk bij de overheid is bijna altijd teamwerk. Dat je aan de omgevingsvisie werkte, staat al in je cv. De lezer wil weten wat er dankzij jou is gelukt.

Vergelijk deze twee versies, allebei verzonnen:

Zwak: "Ik heb meegewerkt aan de invoering van de Omgevingswet."

Sterker: "Ik begeleidde de invoering van de Omgevingswet in onze gemeente. Vergunningen en beleid werkten daarna met één werkwijze, zodat aanvragers nog maar één aanspreekpunt hadden."

De eerste versie kan van iedereen op de afdeling zijn. De tweede vertelt wat er veranderde en wie daarvoor zorgde.

Twee vragen helpen om zo'n zin te vinden. Wat was er anders toen je wegging? En wat was er zonder jou niet of veel later gebeurd? Een cijfer is mooi als je het hebt, maar het hoeft niet. "Ik schreef het advies dat de raad overnam" zegt ook genoeg.

Noem gerust eerst wat het team heeft bereikt en daarna wat jij daarin deed. Zo blijft het eerlijk, en je doet je collega's niet tekort als je "ik" schrijft.

Als je uit het bedrijfsleven komt

Wie van het bedrijfsleven naar de overheid wil, heeft daar vaak een goede reden voor. Die reden hoort bovenaan in de brief.

Waarom wil je na jaren in het bedrijfsleven voor de overheid werken? Dat antwoord kan AI niet voor je invullen. Een algemene zin over maatschappelijke impact overtuigt niemand, want die zin staat in elke brief. Ook hier helpt een voorbeeld, opnieuw verzonnen:

Zwak: "Ik zoek een nieuwe uitdaging met maatschappelijke impact."

Sterker: "Ik deed jarenlang de inkoop voor een bouwbedrijf en zag hoe lang projecten stillagen. Die ervaring wil ik gebruiken om te zorgen dat er in deze regio sneller betaalbare woningen komen."

Noem ook wat je weet van de manier waarop de overheid werkt. Besluiten lopen via het bestuur, en dat kost soms tijd. Wie laat merken dat hij dat begrijpt, neemt een zorg bij de lezer weg.

Hoe je AI wel goed gebruikt

Als de werkgever het toestaat, kun je AI gebruiken, maar niet als eerste stap. Schrijf eerst zelf op wat je deed, wat het opleverde en waarom je deze functie wilt, al is het in losse aantekeningen. Laat AI daarna helpen met de opbouw of met het nalopen van je tekst.

Lees het resultaat daarna hardop. Stel bij elke zin één vraag: kan dit ook in de brief van iemand anders staan? Zo ja, maak hem concreter of haal hem weg. Woorden die je zelf nooit zou gebruiken, gaan er ook uit.

In het gesprek wordt doorgevraagd op wat erin staat, dus zet er alleen in wat je zelf kunt toelichten.

Vergeet de mail niet

Stuur je de brief per mail, laat die mail dan niet leeg met alleen twee bijlagen. Dat is je eerste indruk, en die gaat zo verloren. Een paar regels zijn genoeg: voor welke functie je solliciteert en waarom je juist deze wilt.

Veelgestelde vragen

Is een motivatiebrief nog nodig nu iedereen AI gebruikt?

Ja, zolang de werkgever erom vraagt. Een brief met een eigen resultaat en een echte reden om te solliciteren valt nu meer op dan een foutloze tekst.

Mag je AI gebruiken voor je motivatiebrief?

Kijk eerst of de werkgever er regels over heeft. Mag het, dan kun je AI gebruiken voor de opbouw of om je tekst na te lopen. De voorbeelden, de resultaten en de motivatie komen van jou.

Wat zet je in een motivatiebrief als je bij de overheid wilt werken?

Noem waarom je deze functie wilt, wat je eerder hebt bereikt en wat jouw rol daarin was. Laat de competenties uit de vacature zien met een voorbeeld. Veel overheidsfuncties draaien om schriftelijk verantwoorden, dus de lezer let ook op hoe je denkt.

Hoe lang mag een motivatiebrief zijn?

Eén pagina is genoeg. Kies liever één sterk voorbeeld dan drie halve. Wat je niet kwijt kunt, vertel je in het gesprek.

Wat telt in je volgende brief

Vertel in je volgende brief wat je hebt bereikt, wat jouw rol daarin was en waarom je bij deze organisatie wilt werken.

Twijfel je over wat je het best kunt noemen, neem dan contact met ons op. Of bekijk welke opdrachten nu openstaan.